מבוא להנהלת חשבונות לעוסק עצמאי יחיד

להלן מבוא להנהלת חשבונות לעובד עצמאי יחיד.

מבוא זה נכתב מבחינה בינלאומית ולא מבחינה לאומית (של החוק במדינה ספציפית).

למי שטרם הכיר מספיק לעומק את המונחים להלן, זו נקודת התחלה.

• נישום: אדם המחוייב לשלם מס מצד ממשל.
• פקיד שומה: אדם הגובה מס מצד ממשל.
• הכנסה חייבת: חלק מהכנסה שהינו מס לממשל.
• תשלום: הוצאת כסף מצד עסק
• תקבול: הכנסת כסף מצד עסק
• יתרה: "סך הכל" (חיובי או שלילי).
• ישות חשבונאית: חברה בע"מ או עמותה רשומה וכדומה
• הנהלת חשבונות: הנפקת רישומים חשבונאיים בסיסיים לכל ישות חשבונאית.

חובה אפשרית להנהלת חשבונות

לפחות תאורטית, ייתכן מצב בו במדינה מסוימת, עד רמת הכנסה מעבודה מסוימת, עובד עצמאי יחיד לא יצטרך ליצור ישות חשבונאית או לחלופין "לפתוח תיק" ברשות מס של מדינה רלוונטית ואז או שאין חובה להנהלת חשבונות כלל או שתידרש הנהלת חשבונות מינימלית הכוללת ספר קבלות ואולי גם דיווח עסקת אקראי לרשות מס הרלוונטית ישירות.
עם זאת, בכלל מדינות העולם כיום, מעל רמת הכנסה מעבודה מסוימת חובה ליצור ישות חשבונאית ולבצע הנהלת חשבונות הכוללת במינימום יצירה וניהול של ספר קבלות ושל ספר חשבונות ואם במדינה רלוונטית מונהג גם מס הכנסה, אז ככלל יידרש גם להגיש דו"ח מס הכנסה אחת לתקופה מסוימת.

מילוי וניהול ספרים חשבונאיים

הנהלת חשבונות של ישות חשבונאית בדרך כלל כוללת מילוי וניהול של ספרים חשבונאיים, כולל הנפקת עותקים רלוונטיים מהם ודיווח לגביהם לרשות מס רלוונטית.

מאז מהפכת המחשוב מילוי וניהול של ספרים חשבונאיים נעשה ממוחשב במידה רבה כך שלא תמיד מדובר על ספרים מודפסים אך לפעמים הכי נוח וגם הכי חסכוני לתת קבלה הכתובה בכתב בספר קנוי כאשר בפגישה פרונטלית העתק ניתן ללקוח במקום ובעבודה מרחוק העתק ניתן כצילום הנשלח דרך אפליקציה.

סוגי ספרים חשבונאיים עיקריים

ספר לקוחות (book of customers)

ספר לקוחות כולל פרטי לקוחות המאורגנים ב"דף לקוח" או "כרטיס לקוח" והוא נדרש לאוטומציה ממוחשבת של הנהלת חשבונות המאפשרת הנפקת דפים בכלל הספרים החשבונאיים האחרים באופן מהיר ואוטומטי על בסיס פרטי לקוח קיימים שנמסרו בעת עסקה ראשונה עם לקוח זה.

בעל עסק עצמאי לא חייב בניהול ספר זה אם אינו מעוניין בכך ובמיוחד אין צורך בספר זה אם מנפיקים קבלות מספר מודפס ולא מספר ממוחשב.

ספר קבלות (book of receipts)

ספר קבלות כולל דפי קבלה על תקבול.

דף בספר קבלות נקרא "קבלה" כאשר ייתכן והקבלות יהיו מסוג קבלה רגילה וייתכן ויהיו מסוג קבלה/חשבונית מס.

ספר חשבונות (general ledger)

ספר חשבונות הוא ספר מעקב אחר כל תנועה עסקית כמו לדוגמה כסף יוצא וכסף נכנס. מעקב כזה מאורגן בטבלאות.

שורה בטבלה בדף בספר חשבונות נקראת "חשבון".

הנפקת עותק של דף בספר חשבונאי מסוים ללקוח

בדרך כלל החוק דורש הנפקת עותק של דף בספר חשבונאי מסוים ללקוח (עותק נאמן למקור) והדוגמה העיקרית לכך היא הנפקת "קבלה רגילה" או "קבלה/חשבונית מס" ללקוח. 
אם לקוח סירב לקבל עותק כזה, ככלל יש לשמור אותו ולכתוב עליו "סירב לקבל".

העתק של דף בספר חשבונות אף פעם לא נמסר ללקוח אך ייתכן ויונפק לרשות מס רלוונטית.

טעויות רישום ואי רישום מכוון

טעויות ביצירה וניהול של ספרים חשבונאיים ככלל ניתן לתקן, אך אי רישום מכוון שלהם (העלמת תנועות עסקיות) ככלל פוסל כל ספר כזה ומצריך רישום מחדש (לפחות לתקופת מס אחת) וסביר להניח שגם עונשים כמוגדר בחוק המדינה הרלוונטית.

ספר חשבונות

להלן פירוט על ספר חשבונות בדגש על ישות חשבונאית של עובד עצמאי יחיד.

מטרת ספר חשבונות

במבט ראשוני ניתן לתהות ← אם יש לנו ספר קבלות אז למה בכלל צריך "ספר חשבונות" בנוסף לכך ולהלן הסבר לכך.

בספר חשבונות מינימלי רושמים תאריך תנועה חשבונאית, איכות וכמות הוצאה או הכנסה וסיבה לכך. 

יש לכך מספר מטרות:

1. אם בספר קבלות אנו מתעדים רק הכנסות אז בספר חשבונות אנו מתעדים גם הוצאות וגם הכנסות.
2. הבטחת הדיוק של ספר קבלות.
3. תיעוד החלפת תשלום כספי בתשלום סחורתי, באופן מלא או חלקי ובאופן מכוון או מקרי.
4. תיעוד מצב בו לקוח קיבל מוצר אחד או שירות אחד אך פדה אותו בשניים או יותר תשלומים.
5. תיעוד מצב בו לקוח קיבל שניים או יותר מוצרים ו\או שניים או יותר שירותים אך פדה אותם בתשלום אחד.

שיטות לניהול ספר חשבונות

שיטות לניהול ספר חשבונות לדוגמה:

• ניהול ספר חשבונות חד-דפי: רישום חשבונות בדף אחד בכל עמוד ספר חשבונות. מתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "קטן" כגון 'עוסק פטור' או 'עוסק מורשה'.
• ניהול ספר חשבונות דו-דפי (עמודי): רישום חשבונות בשני דפים בכל עמוד ספר חשבונות. מתאים במקרים רבים לישויות חשבונאיות עם סיווג חשבונאי "גדול" כגון 'חברה'.

במקרים פשוטים ניהול ספר חשבונות חד-דפי יכול להיות פשוט טבלה שנתית. למשל קובץ המכיל טבלה אחת ארוכה עם כל הרישומים כאשר שם הקובץ הוא השנה הרלוונטית (לדוגמה שנת 2025).

בסיס דיווח בספר חשבונות

בסיס דיווח בספר חשבונות פירושו רישום כל תנועה עסקית בספר חשבונות לפי תזמון יחיד או לפי שניים או יותר תזמונים:

• בסיס דיווח מיידי ("בסיס מיידי") מתאר רישום כל תנועה עסקית מתי שבוצעה בפועל.
• בסיס דיווח מצטבר ("בסיס מצטבר") מתאר רישום תנועה עסקית לפי שניים או יותר מועדים בהם התנועה הושלמה (בוצע פדיון).

ספר חשבונות חד-דפי בבסיס מזומן לעובד עצמאי יחיד

להלן דוגמה לעמודות טבלה בדף חשבון בספר חשבונות חד-דפי בבסיס מזומן לעובד עצמאי יחיד שניתן לנהל בתוכנות המאפשרות יצירת טבלה.

1. תאריך פעולה חשבונאית.
2. סוג ישות חשבונאית: ספק או לקוח.
3. שם ישות חשבונאית: ספק או לקוח.
4. מספר זהות של ישות חשבונאית (אם נדרש).
5. מספר קבלה (אם נדרש).
6. כמות: מוצר או מוצרים שנקנה או נקנו ואו שעה או שעות של שירות שנקנה או נקנו.
7. מטבע: סוג המטבע בו בוצעה העסקה כמו דולר אמריקני.
8. תשלום: כמה כסף או אמצעי חליפין אחר שולם.
9. אמצעי תשלום: איך התקבל התשלום.
10. הערות (אם נדרש).
11. סכימה אוטומטית (אם נדרש).

הערות כלליות

• לאחר קבלת דמי רצינות או תשלומי ביניים ניתן להנפיק גם "דף עסקה" (invoice) אם כי למסמך זה אין בהכרח חשיבות חשבונאית או משפטית.
• בסיס דיווח מיידי נקרא גם באופן מטעה "בסיס דיווח מזומן" או "בסיס מזומן" אם כי אין בכך כוונה ל"כסף מזומן" במובן הנפוץ של המונח כמו עם מטבעות ושטרות שכן ייתכן ומדובר בכלל בהעברה בנקאית מיידית.